Componente 8 de la NIGC 1 - Proceso de Seguimiento y Corrección

Norma Internacional de Gestión de la Calidad: Seguimiento y Corrección

Key Concepts:

• Seguimiento y corrección de deficiencias
• Diseño de actividades de seguimiento
• Evaluación de hallazgos
• Acciones de corrección
• Comunicación de deficiencias
• Mejora continua

Diseño y Desarrollo de Actividades de Seguimiento

Las firmas deben diseñar y llevar a cabo actividades de seguimiento para identificar deficiencias. Al determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de estas actividades, se debe considerar:

• Riesgos de calidad: Las razones de las valoraciones dadas a los riesgos de calidad.
• Diseño de respuestas: El diseño de las respuestas a los riesgos identificados.
• Proceso de valoración de riesgos: El diseño del proceso de valoración de riesgos.
• Cambios en el sistema de gestión de la calidad: Seguimiento y corrección de los cambios en el sistema.
• Resultados de actividades anteriores: Los resultados de las actividades de seguimiento anteriores y las acciones correctivas tomadas.
• Quejas y denuncias: Quejas y denuncias sobre fallas en la realización del trabajo.
• Información externa: Información de inspecciones externas e información de proveedores de servicios.

Las firmas deben incluir inspecciones de encargos finalizados, seleccionando encargos y socios del encargo sujetos a inspección. Se debe considerar la extensión de otras actividades de seguimiento y seleccionar al menos un encargo finalizado por cada socio responsable del encargo de forma cíclica determinada por la firma.

Evaluación de Hallazgos

Las firmas deben evaluar los hallazgos para determinar la existencia, severidad y generalización de las deficiencias identificadas. Esto implica:

• Investigación de causas: Investigar las causas origen de las deficiencias identificadas.
• Evaluación del efecto: Evaluar el efecto de las deficiencias identificadas de forma individual y agregada sobre la gestión de calidad.

Acciones de Corrección

Las firmas deben diseñar e implementar acciones de corrección para abordar las deficiencias identificadas, respondiendo a los resultados del análisis de la causa origen. Estas acciones deben ser:

• Eficaces: Deben ser eficaces para abordar las deficiencias.
• Diseñadas adecuadamente: Deben estar diseñadas adecuadamente para abordar las deficiencias identificadas en sus causas de origen.

Si la evaluación indica que las acciones de corrección no son diseñadas e implementadas adecuadamente, la firma debe tomar las acciones adecuadas para modificarlas de manera que sean adecuadas y eficaces.

Acciones ante Omisión de Procedimientos

En caso de que los hallazgos identifiquen que en algunos encargos se omitieron procedimientos requeridos durante su ejecución o el informe emitido puede ser inadecuado, la firma de auditoría deberá:

• Cumplir con normas: Realizar las acciones adecuadas para cumplir con las normas profesionales apropiadas y los requerimientos legales y regulatorios aplicables.
• Considerar acciones: En caso de que se concluya que el informe es inadecuado, considerar las acciones e implicaciones y la toma de las acciones adecuadas, incluyendo el considerar el obtener asesoría legal.

Comunicación de Deficiencias

Las personas con la responsabilidad operativa del proceso de seguimiento y corrección deberán comunicar de manera oportuna:

• Procedimientos de seguimiento: Una descripción de los procedimientos de seguimiento realizados.
• Deficiencias identificadas: Las deficiencias identificadas, incluida la severidad y la generalización de esas deficiencias.
• Acciones de corrección: Las acciones de corrección para abordar las deficiencias identificadas.

La firma debe comunicar las cuestiones descritas anteriormente para tomar las medidas oportunas y adecuadas de acuerdo con las responsabilidades.

Conclusión

El seguimiento y la corrección facilitan la mejora continua y proactiva de la calidad de los encargos y del propio sistema de gestión de calidad. La identificación y la corrección de las deficiencias es positivo y es una parte fundamental en el sistema de gestión de calidad eficiente. Por lo tanto, es de vital importancia diseñar y llevar a cabo las actividades de seguimiento tomando en cuenta la naturaleza y las circunstancias de cada firma y de los encargos que realiza.