Componente 7 de la NIGC 1 - Información y Comunicación

Norma Internacional de Gestión de Calidad Número Uno, Componente 7: Información y Comunicación

Key Concepts: Objetivos de calidad, identificación y valoración de riesgos, sistema de información, cultura de la firma, comunicación interna y externa, responsables del gobierno corporativo, terceros externos, atributos de la información, registros digitales.

Objetivos de Calidad (NIC 1, Componente 7)

La Norma Internacional de Gestión de Calidad número uno, en su componente siete, se centra en la información y comunicación dentro del sistema de gestión de calidad de una firma de auditoría. Aborda cómo la firma debe establecer objetivos de calidad relacionados con la obtención, generación y uso de información, así como la comunicación de esta información a terceros. Los objetivos de calidad específicos son:

1. Sistema de Información Relevante y Fiable: El sistema de información debe identificar información relevante y fiable, tanto de fuentes internas como externas.
2. Cultura de Intercambio de Información: La cultura de la firma debe reconocer y reforzar la responsabilidad del personal de intercambiar información entre sí y con la firma.
3. Comunicación Suficiente al Personal: La información comunicada al personal y a los equipos de encargo debe ser suficiente para que conozcan y cumplan sus responsabilidades.
4. Comunicación Interna Relevante: Al realizar actividades dentro del sistema de gestión de calidad y de los encargos, se debe comunicar información relevante y fiable a la firma.
5. Comunicación a la Red/Proveedores: La información debe ser comunicada a la red de la firma o a los proveedores de servicios, en su caso, para permitirles cumplir con sus responsabilidades.
6. Comunicación Externa Obligatoria: La información debe ser comunicada externamente cuando lo exija la ley, la regulación o las normas profesionales.

Comunicación con los Responsables del Gobierno Corporativo y Terceros Externos

La norma requiere respuestas específicas relacionadas con la comunicación con los responsables del gobierno corporativo. En ciertas circunstancias, puede ser adecuado comunicarse con los responsables del gobierno corporativo de entidades con características de interés público, responsabilidad pública o del sector público.

La determinación de cuándo es apropiado comunicarse con terceros externos debe considerar:

• La complejidad de la entidad.
• La variedad de las partes interesadas.
• La naturaleza de los servicios proporcionados.
• La función y responsabilidades de los responsables del gobierno corporativo.
• El tipo de encargos realizados y las entidades para las que se realizan.
• La naturaleza, las circunstancias y el entorno operativo de la firma de auditoría.
• La extensión en la cual la firma ya se ha comunicado con terceros externos de conformidad con la ley o regulación.
• Las expectativas de los terceros interesados en la jurisdicción de la firma.
• Las tendencias jurisdiccionales.
• La información que ya está disponible para terceros.
• Cómo terceros externos pueden utilizar la información.
• Los beneficios de la comunicación externa para el interés público.

Atributos de la Información Comunicada a Terceros Externos

La información que se comunica a terceros externos debe tener los siguientes atributos:

• Específica a las Circunstancias de la Firma: Debe ser relevante para la situación particular de la firma.
• Clara y Comprensible: Debe ser presentada de manera que sea fácil de entender.
• Precisa y Completa: Debe ser precisa y completa en todos sus aspectos materiales.
• Enfocada a las Necesidades de Información de los Usuarios: Debe estar dirigida a las necesidades de información de los usuarios a quienes está destinada.

Sistema de Información y Registros

El sistema de información puede ser manual o incluir el uso de tecnologías de información. El cumplimiento de los procedimientos puede asegurarse a través de aplicaciones y tecnologías de información, y en algunos casos, puede estar integrado en las respuestas de la firma para otros componentes. Los registros digitales pueden reemplazar o complementar los registros físicos.

La información relevante y confiable debe ser precisa, completa, oportuna y válida para permitir el buen funcionamiento del sistema de gestión de calidad y respaldar las decisiones respecto a dicho sistema.

Conclusión

El componente 7 de la NIC 1 subraya la importancia crítica de la información y la comunicación en un sistema de gestión de calidad. Desde la identificación de información relevante y fiable hasta la comunicación efectiva con el personal, los responsables del gobierno corporativo y terceros externos, la norma establece objetivos claros y atributos específicos para garantizar que la información sea precisa, completa, oportuna y comprensible. La adopción de tecnologías de información y la gestión adecuada de registros, tanto físicos como digitales, son fundamentales para el cumplimiento de estos requisitos y para el buen funcionamiento del sistema de gestión de calidad de una firma de auditoría.