🔴El Proceso Administrativo. Etapas y Fases

Proceso Administrativo: Etapas y Fases

Key Concepts: Administración, Proceso Administrativo, Planeación, Organización, Dirección, Control, Etapa Mecánica, Etapa Dinámica, Eficiencia, Eficacia, Objetivos Organizacionales, Recursos.

1. Definición de Administración

• Etimología: Del latín "ad" (hacia, dirección, tendencia) y "minister" (subordinación, obediencia). Implica realizar una función bajo el mando de otro, prestando un servicio.
• Definiciones de Autores:
  • Alberto Chiavenato: Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales.
  • Robbins y Coulter: Coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.
  • Hitt, Black y Porter: Proceso de estructurar y utilizar un conjunto de recursos orientados hacia el logro de metas en un entorno organizacional.

2. El Proceso Administrativo

• Origen: Basado en los elementos de la función de administración definidos por Fayol: prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
• Elementos Clave: Planificar, organizar, dirigir y controlar.
• Variaciones: Algunos autores dividen el proceso en tres, cinco o seis etapas, pero el contenido esencial es el mismo. La división en cuatro fases (planeación, organización, dirección y control) es la más aceptada actualmente.
• Definición Actual: Proceso que se desarrolla en una organización dirigida al logro y la materialización de los objetivos planteados a través de la relación de las etapas de dicho proceso.

3. Etapas del Proceso Administrativo

• Etapa Mecánica (Estructura):
  • Fases: Planeación y Organización.
  • Enfoque: Teórico, estructural. Establece lo que debe hacerse en la organización, considerando el futuro.
• Etapa Dinámica (Operación):
  • Fases: Dirección y Control.
  • Enfoque: Práctico, ejecución. Pone en práctica lo establecido en la etapa mecánica.

4. Fases del Proceso Administrativo en Detalle

4.1. Planeación

• Definición: Primera fase. Actividades que se realizarán en el futuro a partir de decisiones tomadas en el presente.
• Preguntas Clave:
  • ¿Qué queremos conseguir?
  • ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?
  • ¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso?
  • ¿Cuándo y en qué plazo se va a realizar cada acción?
  • ¿Qué recursos necesitamos?
• Objetivos: Determinar los objetivos y elegir los cursos de acción para lograrlos, basándose en la investigación y elaboración de un esquema detallado.
• Importancia: Base para que el proceso opere adecuadamente. Las deficiencias en la planeación pueden afectar las demás etapas.
• Características de una Planeación Efectiva:
  • Basada en hechos, no en emociones.
  • Considera posibles obstáculos e incluye planes de contingencia.
  • Realizada por personal con experiencia y conocimiento.
• Beneficios:
  • Proporciona un patrón o modelo de trabajo.
  • Sirve de base para las otras funciones directivas.
  • Permite prever y anticiparse a las eventualidades.
  • Prepara para las contingencias.
  • Proyecta las actividades para lograr los objetivos.

4.2. Organización

• Definición: Segunda fase. Fase mecánica de escritorio o pre-ejecutoria.
• Preguntas Clave:
  • ¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?
  • ¿Quién se va a encargar de cada tarea?
  • ¿Vamos a realizar las tareas de forma conjunta o individual?
  • ¿Cómo se tomarán las decisiones (democrática, jerárquica)?
  • ¿La jerarquía será horizontal o vertical?
• Objetivo Principal: Crear una estructura idónea, conjugando lógica y eficiencia, para que la institución trabaje como una sola, logrando el propósito común.
• Acciones Clave:
  • Definir funciones y responsabilidades.
  • Coordinar todos los elementos que intervienen.
  • Crear un escenario eficiente de trabajo.
  • Estructurar cada actividad.
  • Asignar los recursos necesarios.
  • Seleccionar personas con las competencias requeridas.
• Importancia: Coordina todo lo planificado anteriormente. Es esencial para dirigir los esfuerzos de trabajo hacia metas precisas y concretas.

4.3. Dirección

• Definición: Tercera fase. Primera fase dinámica de la práctica administrativa. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
• Sinónimos: Comando, ejecución, implementación.
• Enfoque: Directamente relacionada con el elemento humano.
• Objetivo Principal: Lograr que las personas que tienen responsabilidad y autoridad integren sus esfuerzos a favor de la obtención de los objetivos de la empresa.
• Acciones Clave:
  • Motivar.
  • Comunicar.
  • Supervisar las actividades planeadas y coordinadas.
• Rol del Gerente: Debe tener la potestad de decidir y manifestar sus habilidades personales. Se compara con un director de orquesta.

4.4. Control

• Definición: Cuarta fase. Medir los resultados obtenidos con la finalidad de mejorar lo necesario y asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una planeación más inteligente.
• Objetivo Principal: Mejorar los puntos débiles y ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional.
• Acciones Clave:
  • Comparar lo planeado con lo obtenido.
  • Observar la desviación existente.
• Importancia: Permite conocer los aspectos necesarios a mejorar durante las distintas etapas del proceso administrativo.
• Aplicaciones:
  • Mediciones en el desarrollo financiero (comparar gastos previstos con gastos contratados y reales).
  • Control de personal administrativo.
  • Control de auditorías administrativas.
  • Control de inventarios.
  • Evaluación global de la empresa para determinar si los objetivos y metas van a la par con la situación actual.

5. Síntesis/Conclusión

El proceso administrativo es un ciclo continuo de planeación, organización, dirección y control. Cada fase es crucial para el éxito de una organización. La planeación establece el rumbo, la organización estructura los recursos, la dirección guía la ejecución, y el control asegura la mejora continua. La comprensión y aplicación efectiva de este proceso permite a las organizaciones alcanzar sus objetivos de manera eficiente y eficaz.