Business Insights #62|Giải pháp chuyển đổi số trong quản trị tài chính cho SME|Vanessa Phan,ANATICS

Key Concepts:

• Quản lý tài chính doanh nghiệp (Corporate Financial Management)
• Chuyển đổi số (Digital Transformation)
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME - Small and Medium Enterprises)
• Kế toán quản trị (Management Accounting)
• Tối ưu dòng tiền (Cash Flow Optimization)
• Tích hợp dữ liệu (Data Integration)
• API (Application Programming Interface)
• Trí tuệ nhân tạo (AI - Artificial Intelligence)
• Dữ liệu sạch (Clean Data)
• Số hóa giấy tờ (Digitizing Paperwork)
• Ứng dụng số (Digital Application)
• SAS (Software as a Service)

1. Thay đổi trong Kinh doanh và Quản trị Tài chính:

• Thương mại quốc tế: Giao dịch xuất nhập khẩu tăng, yêu cầu doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế.
• Cạnh tranh: Từ thời kỳ "cầu nhiều hơn cung" sang "cung nhiều hơn cầu," doanh nghiệp cần tối ưu, nhanh chóng, và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
• Quản lý nhà nước: Chính phủ thắt chặt quản lý đăng ký kinh doanh, thuế thu chi, và đồng bộ mã số thuế với căn cước công dân.
• Bảo vệ doanh nghiệp: Quản lý chặt chẽ để bảo vệ doanh nghiệp kinh doanh chân chính, tạo môi trường kinh doanh công bằng.
• Đóng thuế: Đóng thuế là nghĩa vụ để đất nước vận hành và bảo vệ doanh nghiệp khỏi gian lận.

2. Áp lực hay Động lực Chuyển đổi:

• Áp lực: Với doanh nghiệp kinh doanh không bền vững, không minh bạch.
• Động lực: Với doanh nghiệp muốn kinh doanh dài hạn, xây dựng công ty khỏe mạnh, bền vững.
• Luật lệ: Giúp mọi thứ đi vào trật tự, kinh doanh thuận lợi hơn.
• Ví dụ: Đèn giao thông giúp xe cộ đi lại an toàn, tương tự luật lệ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru.

3. Các Bước Thay Đổi trong Doanh Nghiệp:

• Thuê dịch vụ kế toán: Cho công ty nhỏ, giúp hạch toán thu chi, làm thủ tục với nhà nước.
  • Yêu cầu: Dịch vụ kế toán có phần mềm ghi nhận dữ liệu.
• Tuyển kế toán nội bộ: Khi quy mô lớn hơn, cần người quản lý tiền bạc trực tiếp.
  • Lưu ý: Cần mindset của người đứng đầu về việc sử dụng phần mềm kế toán thay vì Excel.
• Phần mềm: Phát sinh từ nhu cầu ghi nhận chính xác, nhanh chóng, và nhiều thông tin hơn.
  • Ví dụ: Phần mềm tính tiền cho quán ăn, phần mềm CRM cho dịch vụ bán khóa học.

4. Kỹ Năng và Năng Lực Cần Thiết:

• Kế toán thông thường: Chỉ ghi nhận giao dịch đã xảy ra.
• Kế toán quản trị: Phục vụ quản trị dòng tiền, cân đối thu chi hiệu quả.
• Tối ưu dòng tiền: Cần học đặc thù, đặc biệt khi dòng tiền có độ trễ cao và số lượng giao dịch lớn.
• Kiến thức nền tảng: Chủ doanh nghiệp cần học về quản lý dòng tiền để hiểu logic với người làm tài chính kế toán.
• Hiểu về thuế: Chủ doanh nghiệp cần hiểu về thuế, kế toán để quản lý thu chi hợp lệ.
• Nâng cấp năng lực: Cả chủ doanh nghiệp và người quản lý tài chính cần nâng cấp kiến thức, kỹ năng, mindset.

5. Sai Lầm Thường Gặp khi Số Hóa:

• Quản lý tài chính cá nhân lẫn lộn với doanh nghiệp: Không tách bạch tài khoản công ty và cá nhân.
• Giới hạn về kiến thức: Không hiểu rõ về luật pháp, thủ tục tài chính.
• Ngại thay đổi: Cố hữu với phần mềm cũ, không cập nhật công nghệ mới.
  • Ví dụ: Vẫn xuất Excel từ ngân hàng thay vì dùng phần mềm tích hợp trực tiếp.
• Giải pháp: Liên tục nhìn nhận cái gì đang làm giảm hiệu suất, gây nhàm chán cho nhân viên.

6. Giải Pháp cho Doanh Nghiệp Ngại Thay Đổi:

• Không phải lúc nào cũng cần thay đổi: Nhưng phải liên tục nhìn nhận cái gì đang giảm hiệu suất.
• Tìm điểm "pain": Cái gì làm nhân sự nhàm chán, công việc không tạo ra giá trị lớn.
• Đặt câu hỏi: Phương pháp đúng chưa, công nghệ phù hợp chưa, phần mềm hiện đại chưa.
• Tâm niệm: Nhân sự dùng công nghệ để tăng hiệu quả, doanh thu, giảm chi phí.

7. Lộ Trình Số Hóa Quy Trình Quản Trị Tài Chính:

• 3 tháng đầu: Xác định vị trí hiện tại của doanh nghiệp và hiểu các bước cần thiết.
• Các bước:
  • Số hóa giấy tờ: Ghi nhận giấy tờ vào hệ thống (Excel, phần mềm).
  • Ứng dụng số: Dùng số liệu để phân tích và ra quyết định.
    • Lưu ý: Làm giàu thông tin, yêu cầu phần mềm thêm thông tin cần thiết.
  • Chuyển đổi số: Thay đổi cách làm để tạo giá trị gia tăng.
    • Keyword: Tích hợp (nối phần mềm tài chính với phần mềm khác).
    • Ví dụ: Nối với phần mềm bán hàng, nhân sự, vận chuyển, website thanh toán.
• Lên kế hoạch: Thời gian, nhân sự học về phần mềm, phân tích số liệu, tích hợp.

8. Tận Dụng Giải Pháp Số từ Ngân Hàng:

• Ngành đặc thù: Cân nhắc yếu tố ngành (thương mại điện tử, thương mại).
• Thương mại điện tử: Dùng phần mềm của sàn, kết nối với tài khoản ngân hàng.
• Thương mại: Tận dụng phần mềm lõi của ngân hàng để ghi nhận, phân loại tiền.
• Fintech: Giải pháp tích hợp đa chiều, thuê trả tiền theo tháng (SAS).
• Ngân hàng: Dùng miễn phí khi sử dụng dịch vụ ngân hàng.

9. API (Application Programming Interface) trong Ngân Hàng:

• Kết nối: Phần mềm kế toán, tính lương, đóng bảo hiểm với tài khoản ngân hàng.
• Tiện lợi: Duyệt chi trên phần mềm nội bộ, gửi thông tin đến ngân hàng.
• Ngân hàng: Cổng thông tin để gửi yêu cầu, không cần đến trực tiếp.

10. AI (Artificial Intelligence) và Dữ Liệu:

• AI: Công thức tính toán và suy luận khổng lồ.
• Năng lực: Đọc nhiều thông tin, xử lý và đúc kết nhanh chóng.
• Ứng dụng: Phân tích dữ liệu trong phần mềm kế toán, ngân hàng, sale.
• Dự đoán: Đánh giá chuyện đang xảy ra và dự đoán chuyện sẽ xảy ra.
• Mô hình AI: Bỏ vào phần mềm để phân tích dữ liệu, đưa ra logic.
• Giao diện: Chat với model AI bằng ngôn ngữ tự nhiên.

11. Dữ Liệu Sạch:

• Định nghĩa: Người đọc phải hiểu giống người viết, thông tin đúng đủ.
• Loại bỏ dữ liệu thất thoát: Thông tin nằm trong đầu người làm việc cần được ghi xuống.
• Robot: Chỉ so khớp từ, cần được "dạy" để hiểu các khái niệm.
• Tiêu chuẩn: Đặt ra tiêu chuẩn cho phần mềm và nhân viên nhập liệu.

12. Ba Từ Khóa Quan Trọng:

• Học: Học về tài chính doanh nghiệp.
• Biết: Biết cần thông tin gì để số hóa.
• Đừng sáng tạo: Công nghệ có sẵn, giá rẻ, đừng tiếc tiền.

Conclusion:

Chuyển đổi số trong quản lý tài chính doanh nghiệp là một quá trình từng bước, đòi hỏi sự thay đổi về mindset, kiến thức, và kỹ năng của cả chủ doanh nghiệp và nhân viên. Bắt đầu từ việc số hóa giấy tờ, ứng dụng số liệu để phân tích, và cuối cùng là tích hợp các phần mềm để tạo ra một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả và toàn diện. Việc tận dụng các giải pháp số từ ngân hàng và áp dụng AI để phân tích dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn. Quan trọng nhất, doanh nghiệp cần liên tục học hỏi và cập nhật công nghệ để không bị tụt hậu trong thời đại số.