VỊ TRÍ NHÂN VIÊN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG (CUSTOMER SERVICE) LÀM TẠI CÔNG TY FORWARDER - LOGISTICS

Tóm Tắt Video: Nhân Viên Chứng Từ, Dịch Vụ Khách Hàng (Customer Service) tại Phong Phú Logistic

Key Concepts:

• Nhân viên chứng từ (docket) kết hợp dịch vụ khách hàng (Customer Service)
• Booking hãng tàu (shipping line booking)
• Theo dõi tình trạng lô hàng (shipment tracking)
• Giải đáp thắc mắc khách hàng (customer inquiry resolution)
• Liên hệ đại lý nước ngoài (overseas agent communication)
• Khiếu nại của khách hàng (customer complaints)
• Nghiệp vụ ngoại thương (international trade operations)
• Vận tải giao nhận (transportation and delivery)
• Kỹ năng giao tiếp (communication skills)
• Tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu (import-export specialized English)
• Quản lý thời gian (time management)

1. Mô Tả Công Việc và Trách Nhiệm:

• Nhận và Xử Lý Booking:
  • Nhận thông tin booking từ nhân viên kinh doanh của công ty Phong Phú Logistic.
  • Đặt booking với hãng tàu bằng hai cách: gửi email trực tiếp cho Customer Service của hãng tàu hoặc đặt qua website của hãng tàu. Lựa chọn phương pháp tùy thuộc vào quy trình của từng hãng tàu.
  • Gửi booking cho khách hàng (trực tiếp hoặc qua nhân viên kinh doanh, tùy theo chính sách công ty).
• Theo Dõi và Hỗ Trợ Lô Hàng:
  • Theo dõi sát sao tình trạng lô hàng trong quá trình vận chuyển.
  • Hỗ trợ kịp thời cho khách hàng khi có sự cố xảy ra với lô hàng.
• Giải Đáp Thắc Mắc và Cung Cấp Tài Liệu:
  • Thường xuyên giải đáp thắc mắc của khách hàng.
  • Cung cấp đầy đủ và kịp thời các tài liệu cần thiết để khách hàng an tâm về lô hàng.
• Liên Hệ và Thương Lượng với Đối Tác Nước Ngoài:
  • Liên hệ với Office ở nước ngoài để được hỗ trợ khi lô hàng gặp sự cố tại cảng đến hoặc trong quá trình vận chuyển.
  • Liên hệ với đại lý ở nước ngoài để thương lượng giá cả cho các lô hàng nhập khẩu, đảm bảo giá tốt cho nhân viên kinh doanh làm việc với khách hàng.
• Quản Lý Khiếu Nại:
  • Ghi nhận các khiếu nại của khách hàng trong tuần.
  • Báo cáo các khiếu nại này cho trưởng phòng vào cuối tuần.

2. Mức Lương và Hoa Hồng:

• Lương Cứng:
  • Nếu làm vị trí kết hợp cả nhân viên chứng từ (docket) và Customer Service, lương sẽ cao hơn so với làm riêng từng vị trí. Ví dụ, nếu lương nhân viên chứng từ là 6 triệu, thì làm kiêm nhiệm có thể lên 7-7.5 triệu (lương cứng).
• Hoa Hồng:
  • Ngoài lương cứng, còn có thêm hoa hồng (sẽ được chia sẻ chi tiết hơn trong các video sau).

3. Kiến Thức Chuyên Môn Cần Thiết:

• Nghiệp Vụ Ngoại Thương: Nắm vững kiến thức về các quy trình, thủ tục trong hoạt động xuất nhập khẩu.
• Vận Tải Giao Nhận: Hiểu rõ về các phương thức vận tải, quy trình giao nhận hàng hóa.
• Dịch Vụ Khách Hàng: Nắm vững các nguyên tắc, kỹ năng để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất.
• Đàm Phán: Kỹ năng đàm phán để làm việc hiệu quả với khách hàng và đối tác trong và ngoài nước.

4. Kỹ Năng Cần Trang Bị:

• Kỹ Năng Giao Tiếp: Giao tiếp tốt là yếu tố then chốt.
• Tiếng Anh Chuyên Ngành Xuất Nhập Khẩu:
  • Thành thạo tiếng Anh chuyên ngành Logistic và xuất nhập khẩu.
  • Đặc biệt chú trọng kỹ năng nghe, nói, đọc, viết.
  • Ưu tiên biết thêm ngoại ngữ thứ hai, thứ ba (sẽ được công ty trọng dụng và có thể được trả thêm phụ cấp).
• Tổ Chức Công Việc và Quản Lý Thời Gian: Biết cách sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả.
• Chịu Áp Lực: Môi trường làm việc thường xuyên chịu áp lực cao.
• Tin Học Văn Phòng: Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng cơ bản.

5. Lưu Ý Về Thời Gian Làm Việc:

• Công việc thường đòi hỏi làm thêm giờ để xử lý công việc kịp thời.

6. Kết Luận:

Công việc nhân viên chứng từ kết hợp dịch vụ khách hàng tại Phong Phú Logistic đòi hỏi kiến thức chuyên môn vững chắc, kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng làm việc dưới áp lực cao và sẵn sàng làm thêm giờ. Mức lương có thể hấp dẫn nếu làm kiêm nhiệm và có thêm hoa hồng. Video hứa hẹn sẽ chia sẻ thêm về các vị trí khác trong các video tiếp theo.