Trao quyền cho đội ngũ – nghe đơn giản, nhưng để làm được, phải cần cả một quá trình đằng sau

Key Concepts:

• Trao quyền (Empowerment): Việc giao quyền tự chủ và trách nhiệm cho các bộ phận hoặc cá nhân trong tổ chức.
• Quy trình làm việc (Work processes): Các bước và thủ tục cụ thể để hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ.
• Minh bạch (Transparency): Tính rõ ràng và dễ hiểu trong các quy trình và quyết định.
• Tự chủ động (Proactive autonomy): Khả năng tự quyết định và hành động mà không cần sự can thiệp liên tục từ cấp trên.
• Chấp nhận rủi ro (Risk tolerance): Mức độ rủi ro mà tổ chức hoặc cá nhân sẵn sàng chấp nhận khi đưa ra quyết định.
• Giữ nhịp (Maintaining rhythm): Việc CEO duy trì liên lạc và nắm bắt tình hình hoạt động của các bộ phận.

Chuẩn bị cho việc trao quyền (Preparing for Empowerment):

• Thời gian chuẩn bị: ABC đã mất 2 năm để chuẩn bị cho việc trao quyền. Điều này cho thấy đây là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
• Rà soát quy trình làm việc: Bước đầu tiên là xem xét và rà soát lại tất cả các quy trình làm việc. Mục tiêu là làm cho các quy trình này trở nên rõ ràng và mạch lạc.
• Sắp xếp đội ngũ: Cần sắp xếp đội ngũ để có thể kiểm soát tất cả các quy trình. Tuy nhiên, không nên tạo ra một bộ phận cồng kềnh chỉ để kiểm tra và giám sát. Thay vào đó, nên bố trí các quy trình sao cho các bộ phận có thể tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau.
• Mục tiêu: Quá trình rà soát dựa trên mục tiêu là minh bạch, rõ ràng, lãnh đạo trao quyền và các bộ phận tự chủ động.

Quản lý rủi ro khi trao quyền (Risk Management in Empowerment):

• Mức độ chấp nhận rủi ro: Cần xác định mức độ chấp nhận rủi ro của các phòng ban khi đưa ra quyết định. Nếu không làm được điều này, sẽ không ai dám trao quyền.
• Chia nhỏ giai đoạn: Tất cả các giai đoạn nên được chia nhỏ.
• Thử nghiệm và thiệt hại tối thiểu: Mọi việc đều sẽ được thử nghiệm, nhưng phải đảm bảo thiệt hại là ít nhất và được phát hiện sớm nhất.

Vai trò của CEO (The Role of the CEO):

• Giữ nhịp: CEO phải giữ nhịp, tối thiểu 1 tháng phải có 1-2 lần làm việc trực tiếp để nắm tình hình. Điều này giúp CEO duy trì sự kết nối với các bộ phận và đảm bảo rằng quá trình trao quyền diễn ra suôn sẻ.

Kết luận (Conclusion):

Việc trao quyền là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về quy trình làm việc, sắp xếp đội ngũ và quản lý rủi ro. CEO đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự kết nối và đảm bảo quá trình trao quyền diễn ra hiệu quả. Việc xác định mức độ chấp nhận rủi ro và chia nhỏ giai đoạn là rất quan trọng để giảm thiểu thiệt hại và phát hiện sớm các vấn đề.