SISTEMA CONTABLE CON EXCEL PARTE 1 (AMARAS AL SEÑOR TU DIOS CON TODA TU ALMA)

Sistema de Contabilidad en Excel: Tutorial Detallado

Key Concepts:

• Catálogo de cuentas
• Libro diario
• Pólizas (diario, ingresos, egresos)
• Balanza de comprobación
• Estado de resultados
• Balance general
• Tablas en Excel
• Tablas dinámicas
• Funciones de Excel (SI, BUSCARV, LARGO)
• Formato condicional
• Validación de datos

1. Catálogo de Cuentas

• Importancia: Es el primer paso para elaborar el sistema de contabilidad en Excel.
• Origen: Se utiliza el código agrupador del SAT (Servicio de Administración Tributaria) como referencia, aunque no es obligatorio usarlo en la práctica.
• Estructura:
  • Código de la cuenta
  • Nombre de la cuenta
  • Naturaleza de la cuenta
• Ejemplo: Se menciona que el catálogo utilizado tiene más de 1800 cuentas.
• Tabla: Se convierte el catálogo en una tabla de Excel para facilitar su uso.
  • Seleccionar todo el catálogo (Control + Asterisco).
  • Ir a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla.
  • Elegir un estilo de tabla (se usa el estilo número 21).
  • Asegurarse de que la opción "La tabla tiene encabezados" esté marcada.
  • Cambiar el nombre de la tabla a "Catálogo" en la pestaña Diseño.

2. Libro Diario

• Estructura:
  • Número de la cuenta
  • Nombre de la cuenta
  • Fecha de la transacción
  • Tipo de póliza (diario, ingreso, egreso)
  • Número de póliza
  • Concepto
  • Tipo (apertura, etc.)
  • Cargo
  • Abono
• Rango de Operaciones: Se selecciona un rango de filas para las operaciones (ej. 5000 filas).
  • Truco para seleccionar rápidamente: En el cuadro de nombres, escribir "A1:H5000" (si H es la última columna) y presionar Shift + Enter.
• Tabla: Se convierte el rango en una tabla de Excel.
  • Ir a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla.
  • Elegir un estilo de tabla.
  • Asegurarse de que la opción "La tabla tiene encabezados" esté marcada.
  • Cambiar el nombre de la tabla a "Diario" en la pestaña Diseño.
• Función BUSCARV: Se utiliza para que el nombre de la cuenta se complete automáticamente al ingresar el número de cuenta.
  • En la celda B2 (nombre de la cuenta), se ingresa la siguiente fórmula: =SI(A2="", "", BUSCARV(A2, Catálogo, 2, 0))
    • SI(A2="", "", ...): Si la celda A2 (número de cuenta) está vacía, deja la celda B2 vacía.
    • BUSCARV(A2, Catálogo, 2, 0): Busca el valor de A2 en la tabla "Catálogo", devuelve el valor de la segunda columna (nombre de la cuenta), y realiza una búsqueda exacta (0).
  • Se copia la fórmula a todas las celdas del rango seleccionado (Control + Enter).
• Validación de Datos: Se crea una lista desplegable para el tipo de póliza.
  • Seleccionar el rango de celdas para el tipo de póliza (ej. D2:D5000).
  • Ir a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
  • En "Permitir", seleccionar "Lista".
  • En "Origen", ingresar los tipos de póliza separados por comas: "01-Diario, 02-Ingresos, 03-Egresos".
• Formato Condicional: Se aplica formato negrita a las cuentas de mayor.
  • Seleccionar el rango de celdas con los nombres de las cuentas (ej. B2:B5000).
  • Ir a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas > Nueva regla.
  • Seleccionar "Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato".
  • Ingresar la siguiente fórmula: =LARGO(A2)=3 (asumiendo que las cuentas de mayor tienen 3 dígitos)
    • LARGO(A2): Calcula la longitud del texto en la celda A2 (número de cuenta).
    • =3: Compara la longitud con 3.
  • Dar clic en "Formato" y elegir el formato deseado (ej. negrita, color de relleno).

3. Pólizas (Tabla Dinámica)

• Creación: Se crea una tabla dinámica a partir de los datos del libro diario.
  • Ir al libro diario.
  • Ir a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
  • Seleccionar "Hoja de cálculo existente" y elegir la hoja "Pólizas" y la celda A1.
• Diseño Clásico: Se cambia el diseño de la tabla dinámica al estilo clásico.
  • Dar clic derecho dentro de la tabla dinámica.
  • Seleccionar "Opciones de tabla dinámica".
  • En la pestaña "Mostrar", marcar "Diseño de tabla dinámica clásica".
• Campos: Se arrastran los campos del libro diario a las áreas de la tabla dinámica.
  • Número de póliza al área de "Filtros".
  • Número de cuenta al área de "Filas".
  • Nombre de la cuenta al área de "Filas" (después del número de cuenta).
  • Fecha al área de "Filas".
  • Concepto al área de "Filas".
  • Tipo de póliza al área de "Filas".
  • Cargo al área de "Valores".
  • Abono al área de "Valores".
• Ajustes:
  • Quitar los subtotales de los campos de fila.
  • Quitar los botones de expandir/contraer (Analizar > Mostrar > Botones +/-).
  • Repetir las etiquetas de elementos (Diseño > Diseño de informe > Repetir todas las etiquetas de elementos).
  • Reemplazar "Suma de" con "" (vacío) en los campos de valores (Inicio > Buscar y reemplazar).
  • Aplicar formato de número a los campos de cargo y abono.
• Filtrado: Se utiliza el filtro de número de póliza para mostrar una póliza específica.

4. Ejemplos de Asientos Contables

• Aportación de Capital:
  • Cargo a Caja y Efectivo (101.01)
  • Abono a Capital Social (301.01)
• Creación de Cuenta de Cheques:
  • Cargo a Bancos Nacionales (102.01)
  • Abono a Caja y Efectivo (101.01)

5. Conclusión

El video presenta la primera parte de un tutorial para crear un sistema de contabilidad sencillo en Excel. Se enfoca en la creación del catálogo de cuentas, el diseño del libro diario con funciones para automatizar el ingreso de datos, y la generación de pólizas contables utilizando tablas dinámicas. El sistema se construye paso a paso, utilizando funciones nativas de Excel, sin necesidad de macros. El autor enfatiza la importancia de entender las funciones de Excel para aplicarlas en el trabajo contable diario.