People Matter SS3 #5|Bứt phá hiệu suất nhân sự nhờ áp dụng tốt khung năng lực|Minh Thu, WeConsulting

Key Concepts

• Khung năng lực (Competency Framework): Định hình và gọi tên các tố chất và khả năng giúp nhân viên nổi bật và xuất sắc.
• Tính ứng dụng và thống nhất: Sự khác biệt lớn nhất của doanh nghiệp đa quốc gia khi sử dụng khung năng lực.
• Năng lực cốt lõi, lãnh đạo, chuyên môn: Ba loại năng lực chính trong khung năng lực.
• Năng lực học hỏi nhanh (Learning Agility): Khả năng học từ thất bại của bản thân và người khác.
• Năng lực quản trị sự mơ hồ (Ambiguity Management): Khả năng ra quyết định trong bối cảnh thông tin nhiễu loạn.
• Đồng kiến tạo: Sự tham gia của nhiều bên liên quan trong quá trình xây dựng khung năng lực.
• Line Manager: Người quản lý trực tiếp, đóng vai trò quan trọng trong việc huấn luyện và phản hồi về hành vi cho nhân viên.
• Công cụ kiểm tra tâm lý học: Sử dụng các bài assessment để đánh giá sâu về hành vi, đặc điểm, và động lực của nhân viên.
• Mô hình 10-20-70: Nguyên tắc phát triển năng lực, bao gồm 10% học từ đào tạo, 20% từ coaching, và 70% từ kinh nghiệm thực tế.
• Giá trị cốt lõi: Niềm tin và giá trị mà doanh nghiệp đang có và thực hiện.

1. Định nghĩa và Tầm quan trọng của Khung Năng lực

• Khung năng lực giúp định hình và gọi tên những tố chất và khả năng giúp nhân viên nổi bật.
• Ví dụ: Trong 100 người, 5-10% là xuất sắc. Khung năng lực giúp định hình những tố chất của nhóm này.
• Khung năng lực giúp nhân bản những yếu tố xuất sắc, tăng số lượng nhân viên giỏi trong tổ chức.
• Nghiên cứu từ Chine (Deloitte), McKinsey, và Confery (nghiên cứu các công ty được ngưỡng mộ nhất thế giới) cho thấy các tổ chức xuất sắc có những hành vi khác biệt.
• Khi xây dựng khung năng lực, cần tham khảo cả những người xuất sắc trong công ty và các khung năng lực quốc tế.

2. Thực tiễn Triển khai Khung Năng lực tại Doanh nghiệp Việt

• Nhiều doanh nghiệp Việt có khung năng lực nhưng thiếu tính ứng dụng và thống nhất.
• Doanh nghiệp đa quốc gia ứng dụng khung năng lực một cách bài bản trong các chương trình quản trị nhân sự, lựa chọn nhân tài, và phát triển lãnh đạo.
• Doanh nghiệp Việt thường xem khung năng lực là "của nhân sự" và không sử dụng hiệu quả.
• Cần tham khảo thông lệ quốc tế và chọn lọc những gì phù hợp thay vì sáng tạo quá độc đáo.
• Việc viết khung năng lực bài bản cần nghiên cứu và kiểm chứng, không nên quá đơn giản.

3. Các Yếu tố của Khung Năng lực Hiệu quả

• Rõ ràng: Định nghĩa hành vi và cấp độ được mô tả phải rõ ràng.
• Phân biệt: Tạo sự phân biệt giữa các hành vi và cấp độ.
• Ngắn gọn: Ngôn ngữ cô đọng, dễ hiểu, dễ hình dung.
• Ứng dụng cao: Có tính ứng dụng cao trong các vai trò và chức năng khác nhau của nhân sự.

4. Các Loại Năng lực trong Khung Năng lực

• Năng lực cốt lõi: Áp dụng cho toàn bộ nhân viên.
• Năng lực lãnh đạo: Dành cho các cấp quản lý.
• Năng lực chuyên môn: Dành cho các vị trí chuyên môn (tùy chọn).
• Một số công ty có thêm năng lực hành vi chuyên môn (ví dụ: khả năng thuyết phục của nhân sự, tính chính xác của kế toán).
• Nên tập trung vào năng lực cốt lõi và lãnh đạo để tạo nền tảng vững chắc cho tổ chức.

5. Các Năng lực Mới Nổi

• Năng lực học hỏi nhanh (Learning Agility): Học từ thất bại của bản thân và người khác. Học nhanh, thử nhanh, sửa nhanh, sai nhanh.
• Năng lực quản trị sự mơ hồ (Ambiguity Management): Ra quyết định trong bối cảnh thông tin nhiễu loạn.
• Hai năng lực này trở nên quan trọng hơn sau đại dịch COVID-19.

6. Các Điểm Nghẽn trong Xây dựng và Triển khai Khung Năng lực

Giai đoạn Xây dựng:

• Thiếu xem xét bối cảnh tổ chức và tầm nhìn tương lai.
• Nhân sự tự nghĩ ra thay vì phỏng vấn Founder và CEO.
• Cần nghiên cứu bối cảnh ngành và giá trị cốt lõi của công ty.
• Nên có sự tham gia của nhiều bên (lãnh đạo, đại diện các nhóm xuất sắc) để tạo sự đồng thuận.

Giai đoạn Áp dụng:

• Thiếu sự tham gia của Line Manager.
• Khung năng lực không được lặp lại và xuất hiện ở nhiều nơi trong tổ chức.
• Cần huấn luyện Line Manager và cung cấp công cụ dễ sử dụng.
• Liên kết khung năng lực với tưởng thưởng để khuyến khích hành vi mong muốn.

7. Cập nhật Khung Năng lực

• Khung năng lực cần được cập nhật khi có tầm nhìn mới hoặc cơ hội mới.
• Chu kỳ cập nhật có thể là 5-7 năm (không cần quá thường xuyên).
• Nên xem xét các nghiên cứu mới về các công ty xuất sắc.
• Chú ý đến các năng lực mới nổi (ví dụ: học hỏi nhanh, quản trị sự mơ hồ).

8. Triển khai Khung Năng lực Hiệu quả

• Sự tham gia của Line Manager: Huấn luyện và phản hồi cho nhân viên về hành vi.
• Công cụ rõ ràng và dễ sử dụng: Sổ tay huấn luyện, tablet với thông tin tham khảo.
• Lan tỏa đến nhân viên: Câu chuyện thành công, liên kết với tưởng thưởng.
• Đánh giá năng lực: Sử dụng công cụ kiểm tra tâm lý học để đánh giá sâu về hành vi và động lực.

9. Quy mô Doanh nghiệp và Khung Năng lực

• Quy mô không ảnh hưởng đến việc xây dựng khung năng lực.
• Thực thi sẽ khó khăn hơn ở các công ty lớn do vấn đề thống nhất.
• Tránh tình trạng mỗi chi nhánh có một khung năng lực khác nhau.

10. Xử lý Tình huống Nhân viên Không Phù hợp

• Những người không phù hợp với chương trình nhân tài vẫn có thể phù hợp với vai trò hiện tại.
• Quy hoạch lại vị trí để họ đóng góp tốt nhất.
• Không phải ai cũng có động lực thích quyền lực và ảnh hưởng.
• Khung năng lực lựa chọn tiềm năng, còn performance đánh giá kết quả.

11. Thời điểm Xây dựng Khung Năng lực

• Dành cho CEO và Founder: Có muốn nhân rộng những người xuất sắc?
• Đã định hình được tầm nhìn chiến lược?
• Đội ngũ hiện tại có đủ để đạt được tầm nhìn?
• Nếu muốn có một công ty vượt trội, cần khung hành vi của người xuất sắc.

12. Vai trò trong Xây dựng và Phát triển Khung Năng lực

• CEO và Founder: Định hình chân dung tương lai, đưa ra chỉ dẫn.
• Line Manager: Đưa năng lực vào thực tế, đánh giá và huấn luyện nhân viên.
• Nhân sự: Dẫn dắt, điều phối, đảm bảo cơ chế rõ ràng, khung tham chiếu chuẩn quốc tế, công cụ dễ sử dụng.

13. Ứng dụng Khung Năng lực trong Quản trị Nhân sự

• Tuyển dụng: Sử dụng bộ câu hỏi để sàn lọc theo khung năng lực.
• Đào tạo: Áp dụng trong phân tích nhu cầu đào tạo và huấn luyện.
• Phát triển: Sử dụng nguyên tắc 10-20-70 (10% đào tạo, 20% coaching, 70% kinh nghiệm thực tế).
• Tạo không gian thực hành: Giao dự án để nhân viên thực hành năng lực.

14. Khung Năng lực và Văn hóa Doanh nghiệp

• Giá trị cốt lõi là niềm tin và giá trị mà doanh nghiệp đang có.
• Khung năng lực bao gồm giá trị cốt lõi nhưng nâng lên cấp độ cao hơn (tố chất tương lai, yếu tố ngành).
• Ví dụ: Giá trị "khách hàng là trọng tâm" được thể hiện khác nhau ở các cấp độ khác nhau trong khung năng lực.

15. Năng lực Cần Thiết trong Bối cảnh Thay đổi Nhanh

• Kiên định với tầm nhìn: Bất kể khó khăn, vẫn dẫn dắt đội ngũ đi tới mục tiêu.
• Lãnh đạo với sự mơ hồ: Ra quyết định trong bối cảnh thông tin nhiễu loạn.
• Học hỏi nhanh: Học từ thất bại và áp dụng vào công việc.

16. Chi phí và Thời gian Xây dựng Khung Năng lực

• Tốn thời gian cho đội nhân sự và dự án để đồng kiến tạo.
• Chi phí không quá cao nếu tiếp cận đúng cách và chọn lọc phần cần tư vấn.

17. Điều kiện Bắt đầu Xây dựng Khung Năng lực

• Cần có một người chịu trách nhiệm triển khai (không nhất thiết là Giám đốc Nhân sự).
• Quan trọng là sự sẵn sàng và duy trì hệ thống sau khi xây dựng.

18. Lời khuyên cho CEO và Giám đốc Nhân sự

• Bắt đầu bằng cách nghiên cứu các báo cáo về tố chất thành công.
• Xem xét liệu tổ chức đã có những tố chất đó hay chưa.
• Nếu muốn bài bản, nên làm theo quy trình có các bước nhất định.

19. Synthesis/Conclusion

Khung năng lực là công cụ quan trọng để định hình và nhân bản những yếu tố xuất sắc trong tổ chức. Việc xây dựng và triển khai khung năng lực hiệu quả đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên, sự rõ ràng trong định nghĩa và ứng dụng, và sự liên kết với các chương trình quản trị nhân sự khác. Trong bối cảnh thay đổi nhanh, các doanh nghiệp cần chú trọng đến các năng lực mới nổi như học hỏi nhanh và quản trị sự mơ hồ, đồng thời kiên định với tầm nhìn của mình.