PENCATATAN KEUANGAN Usaha Kecil dalam 5 Langkah (untuk Pemula)

Key Concepts

• Rekening Bisnis vs. Rekening Pribadi: Pemisahan rekening untuk memantau keuangan bisnis secara akurat.
• Pencatatan Transaksi: Merekam semua uang masuk dan keluar dalam bisnis.
• Kategori Transaksi: Mengelompokkan transaksi ke dalam sales, non-sales, HPP, biaya operasional, CAPEX, dan financing.
• Laporan Laba Rugi (Income Statement): Laporan keuangan untuk menghitung profitabilitas bisnis.
• Sistem Bagi Hasil: Cara bisnis owner mendapatkan penghasilan dari bisnis melalui gaji dan profit sharing.
• HPP (Harga Pokok Penjualan): Biaya langsung terkait dengan produksi barang atau jasa.
• Biaya Operasional: Biaya tetap yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis.
• CAPEX (Capital Expenditure): Pengeluaran untuk aset jangka panjang.
• Financing: Transaksi terkait pendanaan, hutang, dan pemegang saham.

1. Pemisahan Rekening Bisnis dan Pribadi

• Masalah Rekening Campur: Menggunakan satu rekening untuk bisnis dan pribadi membuat sulit untuk melacak keuangan bisnis dan pribadi secara terpisah. Contohnya, saldo terlihat besar tetapi sulit membedakan dana yang tersedia untuk bisnis dan pribadi.
• Solusi: Membuka rekening bank terpisah khusus untuk bisnis.
• Manfaat: Memudahkan pengelolaan keuangan, mengetahui kemampuan bisnis membayar transaksi, dan memantau kesehatan finansial bisnis.
• Penting: Jangan menggunakan rekening yang sama untuk bisnis dan pribadi.

2. Pencatatan Transaksi

• Tujuan: Merekam semua uang masuk dan keluar dalam bisnis.
• Yang Dicatat:
  • Uang Masuk: Sumber (penjualan, DP, jual aset), jumlah, dan tanggal.
  • Uang Keluar: Tujuan (tagihan, supplier, restock), jumlah, dan tanggal.
• Alat Pencatatan:
  • Gratis: Excel atau Google Sheets.
  • Berbayar: Software akuntansi seperti Meari Jurnal atau Accurate (tidak di-endorse).
• Penting: Jangan berhenti hanya pada pencatatan uang masuk dan keluar.

3. Kategori Transaksi

• Tujuan: Mengelompokkan transaksi untuk analisis keuangan yang lebih mendalam.
• Kategori Uang Masuk:
  • Sales: Pendapatan dari penjualan barang atau jasa.
  • Non-Sales: Pendapatan dari sumber lain (jual aset, investor, modal usaha). DP customer yang belum diselesaikan termasuk non-sales.
• Kategori Uang Keluar:
  • HPP (Harga Pokok Penjualan): Biaya variabel yang mengikuti sales (bahan baku, restock, upah tenaga kerja langsung). Tenaga kerja langsung adalah upah per output/jam/proyek, bukan gaji bulanan.
  • Biaya Operasional: Biaya tetap (gaji karyawan bulanan, gaji owner, sewa tempat, biaya iklan, listrik, air, internet).
  • CAPEX (Capital Expenditure): Transaksi terkait aset (beli mesin, peralatan, kendaraan, properti, biaya R&D, paten, izin merek).
  • Financing: Transaksi terkait pendanaan, hutang, dan shareholders (dividen, penarikan modal, bayar hutang/cicilan aset).
• Penting: HPP dan biaya operasional memotong profit dan dicatat di laporan laba rugi. CAPEX dan financing memotong cash dan dicatat di laporan cash flow.

4. Hitung Profit

• Alat: Laporan Laba Rugi (Income Statement).
• Format Sederhana:
  • Judul: Income Statement (Laporan Laba Rugi) + Periode.
  • Sales - HPP = Gross Profit (Laba Kotor).
  • Gross Profit - Biaya Operasional = Net Profit (Laba Bersih).
• Penting: Pengkategorian biaya memudahkan pembuatan laporan keuangan.

5. Sistem Bagi Hasil untuk Owner

• Pertanyaan: Bagaimana owner mendapatkan penghasilan jika rekening bisnis dan pribadi dipisah?
• Dua Cara Owner Mendapatkan Penghasilan:
  • Gaji Owner: Dibayarkan kepada owner yang aktif mengelola bisnis (working partner). Owner yang hanya menanam modal tidak berhak mendapatkan gaji.
  • Profit Sharing (Dividen): Sejumlah persentase dari net profit yang dibagikan kepada semua owner, baik yang aktif maupun pasif.
• Penting: Gaji owner adalah biaya operasional. Profit sharing mengikuti net profit usaha.
• Proses: Pisahkan rekening, catat keuangan, sortir biaya, hitung profit, hitung gaji owner dan profit sharing. Transfer gaji dan profit sharing dari rekening bisnis ke rekening pribadi owner.

Conclusion

Mengelola keuangan bisnis dengan baik dimulai dengan memisahkan rekening bisnis dan pribadi, mencatat dan mengkategorikan semua transaksi, menghitung profit menggunakan laporan laba rugi, dan menerapkan sistem bagi hasil yang adil untuk owner. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, bisnis owner dapat memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap keuangan bisnis mereka dan membuat keputusan yang lebih tepat.