Metodologi Proses Bisnis

Ringkasan Materi Metodologi Proses Bisnis

Key Concepts:

• Metodologi Proses Bisnis: Panduan langkah-langkah untuk pengembangan atau perbaikan proses bisnis.
• Bisnis Proses Lifecycle: Siklus hidup proses bisnis yang terdiri dari desain & analisis, konfigurasi, implementasi, dan evaluasi.
• Proses Designer: Orang yang bertanggung jawab untuk membuat perbaikan dari proses bisnis.
• Strategi Bisnis: Acuan jangka panjang organisasi (biasanya 5 tahun) yang menentukan arah organisasi.
• Tujuan Bisnis (Goals): Transformasi dari strategi bisnis menjadi tujuan yang lebih aplikatif.
• Organisasi Level Proses: Proses bisnis yang mengaitkan kegiatan antar departemen.
• Operasional Bisnis Proses: Proses bisnis yang secara teknis dijalankan di dalam organisasi.
• Implemented Bisnis Proses (Instance): Implementasi aktual dari operasional bisnis proses.
• Orkestrasi: Pengelolaan proses bisnis yang kompleks dengan koordinasi antar sistem.
• Koreografi: Interaksi antar proses bisnis tanpa kontrol terpusat.
• Domain Bisnis: Aspek-aspek manajemen seperti manajemen risiko, perencanaan, implementasi, dan evaluasi.
• Infrastruktur Teknis: Perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang mendukung proses bisnis.
• Platform Selection: Pemilihan platform teknologi yang sesuai dengan proses bisnis.
• Service-Oriented Architecture (SOA): Arsitektur yang memungkinkan aplikasi untuk berinteraksi melalui layanan.
• Enterprise Architecture (EA): Arsitektur menyeluruh yang mencakup bisnis, data, aplikasi, dan teknologi.
• Enterprise Integration Platform: Platform untuk mengintegrasikan aplikasi yang berbeda.
• Service Composition: Teknik menggabungkan layanan yang ada untuk membentuk proses baru.
• Workflow Management System: Sistem untuk mengelola alur kerja yang melibatkan manusia.
• User Interface (UI): Antarmuka yang memungkinkan pengguna berinteraksi dengan sistem.
• Event Log: Catatan historis dari setiap kegiatan yang terjadi dalam pelaksanaan proses bisnis.
• Live Simulation: Pengujian skenario proses bisnis dengan data nyata.
• Pilot Testing: Implementasi proses bisnis baru dalam lingkungan kecil yang terkontrol.

1. Overview Metodologi Proses Bisnis

• Mengapa Butuh Metodologi?
  • Panduan bagi Designer: Metodologi menjadi acuan bagi proses designer dalam melakukan inisiatif pengembangan proses bisnis.
  • Implementasi Bisnis Proses Lifecycle: Metodologi menyediakan langkah-langkah teknis untuk mengimplementasikan bisnis proses lifecycle yang abstrak.
  • Panduan Terstruktur: Metodologi memberikan panduan berdasarkan pengalaman organisasi lain yang berhasil dalam pengembangan proses bisnis.

2. Fase-Fase Metodologi Proses Bisnis

• Terdapat tujuh fase:
  1. Strategi dan Organisasi
  2. Survei
  3. Desain
  4. Platform Selection
  5. Implementation dan Testing
  6. Deployment
  7. Operation dan Controlling
• Fase Strategi dan Organisasi berfokus pada kegiatan operasional organisasi secara keseluruhan.
• Fase Survei hingga Operation dan Controlling berfokus pada proses bisnis secara individu.

3. Fase Strategi dan Organisasi

• Tujuan:
  • Memberikan acuan tentang peran dan partisipan dalam proses bisnis, baik internal maupun eksternal.
  • Merealisasikan tujuan bisnis dari suatu strategi.
• Strategi: Acuan jangka panjang (5 tahun) yang berdampak besar pada organisasi.
• Transformasi Strategi ke Tujuan Bisnis:
  • Strategi bisnis diidentifikasi menjadi goals menggunakan teknik seperti balance scorecard, critical success factor, SWOT analysis, TOWS analysis.
  • Goals menentukan organisasi level proses (proses bisnis yang melibatkan antar departemen).
  • Organisasi level proses menjadi acuan dalam pembuatan operasional bisnis proses.
  • Operasional bisnis proses diimplementasikan.
  • Penurunan dari organisasi level proses ke operasional bisnis proses dan implemented bisnis proses dilakukan melalui orkestrasi dan koreografi.

4. Fase Survei

• Tujuan:
  • Mengumpulkan dan mengorganisasikan data dan informasi berdasarkan domain bisnis (manajemen risiko, perencanaan, dll.) dan dokumen teknis.
  • Mengidentifikasi infrastruktur teknis yang ada.
• Aktivitas:
  • Survei dilakukan secara mendetail, meliputi aspek teknis, organisasional, dan bisnis.
  • Teknik survei: wawancara, kuesioner, dll. (dipilih sesuai kebutuhan).
  • Informasi didokumentasikan dalam format teks.

5. Fase Desain

• Tujuan:
  • Mengidentifikasi proses bisnis yang bermasalah.
  • Menentukan proses bisnis yang akan diimplementasikan dalam proyek perbaikan.
• Input: Informasi dari fase survei.
• Aturan Identifikasi Proses Bisnis:
  • Proses bisnis dimulai dan diakhiri oleh kegiatan customer.
  • Setiap proses bisnis memiliki owner.
  • Proses bisnis memiliki batasan (waktu, sumber daya, dll.).
  • Proses bisnis mencerminkan kualitas yang diharapkan customer (janji layanan).
  • Contoh: Pengurusan KRS/KHS di FILKOM memiliki janji layanan 1 minggu.

6. Fase Platform Selection

• Tujuan: Memilih platform teknologi yang sesuai dengan proses bisnis.
• Pilihan Platform:
  • Service-Oriented Architecture (SOA): Mengintegrasikan aplikasi yang sudah ada.
  • Enterprise Architecture (EA): Membuat arsitektur menyeluruh dan aplikasi harus mengikuti.
  • Enterprise Integration Platform: Membutuhkan arsitektur secara general yang merangkum arsitektur bisnis, data dan informasi, proses dan teknologi.
  • Service Composition: Mengkoneksikan aplikasi-aplikasi yang sudah ada dengan menggunakan konsep SOA.
  • Workflow Management System: Digunakan jika proses bisnis dilaksanakan oleh manusia dengan dukungan sistem informasi.
• Kriteria Pemilihan Platform:
  • Integrasi: Apakah ingin integrasi atau penggantian sistem.
  • Interaksi: User interface, mekanisme notifikasi (push/pull), lama pelatihan.
  • Proses Desain: Bahasa yang digunakan untuk flow data/informasi.
  • Simulation dan Testing: Validasi kesesuaian proses dengan input (waktu, biaya, dll.).
  • Rantai (Run Time): Kesesuaian fungsi online dengan kebutuhan, pengumpulan data dari log.
  • Jenderal Kriteria: Infrastruktur teknologi yang bisa diterapkan.
• Langkah Pemilihan Platform:
  1. Redesign (jika sistem tidak memenuhi kriteria).
  2. Install dan Testing.
  3. Review Meeting (keputusan final).

7. Fase Implementation dan Testing

• Tujuan: Mendapatkan informasi tentang stabilitas dan disabilitas dari solusi.
• Aktivitas:
  • Implementasi berdasarkan platform yang dipilih.
  • Pemodelan proses bisnis operasional secara detail.
  • Testing:
    • Live Simulation: Menguji skenario dengan data nyata (waktu, sumber daya).
    • Pilot Testing: Implementasi dalam lingkungan kecil yang terkontrol.

8. Fase Deployment

• Implementasi hasil simulasi dan pilot testing ke dalam organisasi.

9. Fase Operation dan Controlling

• Tujuan: Pemantauan dan pengendalian proses bisnis setelah implementasi.
• Subfase:
  • Instalasi:
    • Edukasi pegawai (training).
    • Migrasi data dan informasi.
    • Implementasi aplikasi.
  • Run Time:
    • Proses bisnis dijalankan berdasarkan platform dan aplikasi baru.
    • Pemantauan proses bisnis.
    • Pencatatan aktivitas dalam event log (repositori untuk perbaikan di masa depan).

10. Kesimpulan

Metodologi Proses Bisnis adalah panduan penting untuk pengembangan dan perbaikan proses bisnis. Setiap fase memiliki tujuan dan aktivitas spesifik yang harus dilakukan secara sistematis. Pemilihan platform teknologi yang tepat dan pengujian yang komprehensif sangat penting untuk keberhasilan implementasi. Pemantauan dan pengendalian berkelanjutan diperlukan untuk memastikan proses bisnis berjalan efektif dan efisien.

Tugas:

1. Temukan proses bisnis berbasis IT pada sebuah perusahaan.
2. Buat deskripsi singkat tentang perusahaan (bidang, input-proses-output, produk/layanan, profil).
3. (Opsional) Deskripsikan strategi bisnis organisasi.
4. Identifikasi proses bisnis yang terjadi di dalam organisasi.
5. Modelkan satu proses bisnis utama dengan BPMN.
6. Definisikan orkestrasi dan koreografi dari proses bisnis.

Ketentuan Pengumpulan Tugas:

• Format: PDF, A4, Arial 12, spasi 1.
• Deadline: Jumat, 3 Juli 2022, 20.00 WIB.
• Tidak boleh ada plagiarisme.